打ち合わせ での最重要事項
打ち合わせの主目的は何でしょうか。
この質問を若手技術者にしたとき、明確な返答が出てきますでしょうか。
もしかすると技術者指導者層の方々の中にも明確な回答はできない場合があるかもしれません。
このように、技術者の仕事で多くの時間を費やす可能性のある「打ち合わせの存在意義」について即答できる技術者は、意外にも少ないものです。
さて上記の打ち合わせの主目的は何か、に対する答えですが、
「何かを決める」
ということです。
若手技術者育成においては、この打ち合わせの主目的を理解してもらうことが大切です。
では、何かを決めるにあたって重要なことは何でしょうか。
それは、
「打ち合わせの終了時間を決める（複数の議題があるときは、時間割含めて）」
ということです。
これまで打ち合わせに出る、もしくは打ち合わせを主催する際、
集まると同時に明確な終了時間や、
複数議題がある場合の打ち合わせの時間割をきちんと明確にする、
またはされたうえで進んだ打ち合わせがどれだけあったでしょうか。
恐らく、時間のどんぶり勘定的に、
この打ち合わせは３０分、または１時間
と内容に対して異常に長い時間を設定されていませんでしょうか。
この時間がルーズなダラダラ打ち合わせは、必要以上に時間を浪費するため不必要な長時間労働や業務効率低下につながってしまいます。
もし、若手技術者が打ち合わせを主催することがある場合、
この点を理解するまで徹底的に指導してください。
そしてこの打ち合わせ時間に制限を持たせることは打ち合わせ出席者全員に、
「緊張感」
を与えることになります。
限られた時間で議論をして、決定すべきことを決めるという緊張感はとても重要です。
では、打ち合わせの時間はどのくらいがいいのでしょうか。
あくまで目安ですが、議題一つあたりの打ち合わせ時間は１５分程度がこの緊張感をもちながら、議論もできる時間であると考えます。
主催者は、
「限られた時間でいかに効率よく情報を提供し、決めたいことを決定するか」
そして出席者は、
「限られた時間でいかに自らの意見を効率よく述べるか」
ということを考えるようになっていくに違いありません。
限られた時間という緊張感を常に持って打ち合わせに臨むよう、若手技術者に指導していくことが長時間勤務の効率化につながっていきます。
